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標題: 〔教學〕在長文件中建立書籤,快速掌握文件資訊 [打印本頁]

作者: usssen     時間: 2005-9-8 01:52 PM    標題: 〔教學〕在長文件中建立書籤,快速掌握文件資訊

在長文件中建立書籤,快速掌握文件資訊

作者:張繼聖(本文摘自《PC Office》NO.97 8月號)

當我們有一份Word檔案裡面記錄了相當多的資訊,重要資料多達十幾頁以上的時候,這時你要在這麼多的資料中尋找你要找尋的關鍵資訊,往往就顯得非常的困難。就算是利用「尋找」的功能,輸入關鍵字,可能也要跳個好幾次,才能夠尋找到所需的資料。

在這個時候,比較好的管理文件的方式,是利用Word裡面「書籤」的功能,在每一個你覺得比較重要的部分段落,插入一個「書籤」。這樣,以後你就不會在WORD裡頭大海撈針,可以輕鬆利用書籤來查詢到你所需要的資料。對於比較大的WORD文件檔案來說,是最方便的管理工具。



利用書籤功能,輕鬆管理大型的WORD檔案。



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建立書籤

首先,在你要用來記錄的重要章節的位置上,加入一個「書籤」。這個「書籤」其實就是WORD在你的文件中加了一個可供索引的點,這些點會記錄在你的文件中看不見的位置,在平常的時候,你看不到這些書籤隱藏在文件中,所以你不用擔心你原本的文件會被插入一些奇怪的符號。

1.首先,將你的游標移到文件中要插入書籤的位置。
2.下拉「插入」選單,點選「書籤」(圖1)。
3.現在跳出一個「書籤」視窗,在書籤名稱中輸入你要為這個書籤命名的名稱(圖2)。
4.之後利用同樣的方法,陸續在文件中其它位置插入書籤,你會在書籤視窗下方欄位中,看到其它新增的書籤名稱(圖3)。
5.你可以勾選「位置」,讓這些書籤依照在文件中的位置排序(圖4)。



圖1




圖2




圖3




圖4



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顯示書籤位置

我們在前面說,正常的情況下,是不會顯示出你的書籤在文件中的位置。不過,如果你想要知道書籤到底插入在這份文件中的哪些地方,而且不想靠書籤查詢的方式一一去尋找的話,那麼你可以修改預設值,讓書籤顯示出來。

1.下拉「工具」選單,點選「選項」按鈕(圖5)。
2.在「選項」視窗中,勾選「檢視」頁籤。
3.在最上方的「顯示」項目中,勾選「書籤」(圖6)。
4.勾選完畢後按下「確定」按鈕跳回編輯視窗。
5.現在,你拖曳你的文件,你會看到在插入書籤的位置中,現在會顯示一個大型灰色的「I」,這就表示書籤插入在這個地方(圖7)。



圖5




圖6




圖7



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快速跳至特定書籤

最後,除了在「插入」/「書籤」的項目中,我們可以查詢我們有哪些書籤之外,我們還可以利用「到」的方式,隨時找到我們的書籤位置,快速找到文件中我們需要的資訊。

1.下拉「編輯」選單,點選「到」選項(圖8)。
2.在左邊的「到」欄位中,點選「書籤」。
3.在右邊就會顯示出這個文件中建立的書籤名稱,點選你所要的書籤(圖9)。
4.現在你就跳到你所要去的文件位置了(圖10)。


圖8




圖9




圖10

[ Last edited by TCG on 2005-9-16 at 02:07 PM ]
作者: ANDYLEE     時間: 2007-1-12 10:34 PM
感謝分享,非常詳盡,對常用到WORD的人有很大的幫助。
作者: chin9122     時間: 2007-1-16 06:15 PM
我個人覺得不錯教學內容
且也很實用有如祕招一樣好用
作者: Tiara     時間: 2007-1-22 11:39 AM
大大的分享
很實用
感恩大大的用心!!!




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