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標題: 〔分享〕學會檔案管理八招改變硬碟雜亂狀態 [打印本頁]

作者: yehfd 時間: 2005-11-22 12:55 PM 標題: 〔分享〕學會檔案管理八招改變硬碟雜亂狀態

成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“檔案總管”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦效能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的檔案真正管理起來，會為自己日后省下更多的時間。

檔案管理的真諦在于方便儲存和迅速提取，所有的檔案將透過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規范化地命名，并放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什么檔案時，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當數量的人來說，并不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地尋找檔案。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，并堅持下來，形成習慣。

第一招發揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始功能表、檔案總管、儲存/開啟視窗中找到，有利于我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們可以利用“我的文檔”中已有的內容表，也可以建立自己的內容表，將經常需要存取的檔案存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統時可能會誤移除的問題，可以在非系統盤建立一個內容表，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“內容”。在彈出的“我的文檔內容”視窗中，按一下目的資料夾下的“移動”按鈕，然后在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重裝系統后再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:\My Documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失資料。

第二招建立最適合自己的資料夾結構
資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的資訊也會有很大差異，因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾；而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名字可用相同字母首碼的檔案來命名，同類的檔案最好存儲在同一內容表，如圖片內容表用image，多媒體內容表用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能儲存的地方。

第三招控制資料夾與檔案的數目
資料夾里的數目不應當過多，一個資料夾里面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便檢視了。這種情況下，就得考慮存檔、移除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。

第四招注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資料夾里檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。

第五招檔案和資料夾的命名
為檔案和資料夾取一個好名字至關重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要開啟就能記起檔案的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或檔案在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比于同一級別的來說，要存取次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些檔案和資料夾排列在同內容表下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常存取的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。
此外，檔案名要力求簡短，雖然Windows已經支援長檔案名了，但長檔案名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

第六招注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，移除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放后另一個級別較低的資料夾中，甚至于燒錄到光碟中。而并本學期的一些文檔，因為要經常存取，最好放置在“我的文檔”中以方便時時存取。對于老師來說，一個學期就是一個週期，過一個週期，就相應地處理本週期的資料夾。對于其他行業的人來說，也有不同的週期，我們要依自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。
小提示
為了資料安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把複雜的備份變簡單》，及時備份檔案并移除不需要再使用的檔案。

第七招發揮捷徑的便利
如果我們經常要快速存取檔案或資料夾，那可以右擊選擇“建立捷徑”，再將生成的捷徑放置到你經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常存取時，你需要及時將捷徑移除，以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

第八招現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規范化地命名、週期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明瞭你的資訊類別，明確準備建立的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然后按此規則將電腦中已經存在的大量資訊進行移動、更名、移除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣于看到井井有條的檔案與資料夾，并享受高效管理帶來的快樂了

[ Last edited by TCG on 2005-11-22 at 01:39 PM ]

作者: sax0936 時間: 2005-11-22 07:07 PM
非常詳盡的解說
受用了
感謝您辛勤的分享
祝福您

作者: praystone 時間: 2005-11-23 05:18 AM
歐耶…真的好經典…
謝謝大大的分享…趕緊複製來^^
謝謝大大分享

作者: slider 時間: 2005-11-27 07:34 PM
嗯..不錯很受用的...不過一時間個人的習慣問題還是有點難改過來....

作者: 龍馬精神 時間: 2006-1-28 10:04 AM
文章點出了大多數人的毛病

謝謝大大詳盡的說明

作者: Enson1225 時間: 2006-7-31 10:38 PM
我也曾經是是一個都不知道如何管理自己的硬碟的人,但是看了很多
人分享的知識,發現現代人要成功一定要學會管理好自己的資料,所以現
在也在努力的學習中,當然若是有人可以分享一些不錯的整理軟體
相信更可以加速學習的腳步..thank for share

作者: keven_tsai 時間: 2006-8-14 03:58 PM
謝謝分享，受用不盡，正學習如何整理硬碟的檔案。

作者: selies83 時間: 2006-8-20 12:27 PM
非常詳盡的解釋,現在知道該如何整理資料了,感謝分享喔

作者: emarket 時間: 2006-9-21 06:19 AM
好像很棒ㄝ～～

謝謝大大分享^^

作者: b879202 時間: 2006-9-21 08:28 AM
謝謝分享，受用不盡，剛組一台新主機，正學習如何規劃使用硬碟及管理檔案。
如果有大大分享自己規劃使用的管理樣式，那就太棒了。

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