林良樂
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◆有樂同享，無樂不作！
  
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#1 請不要再以為別人都看得懂你的email
文/104人力銀行董事長 楊基寬
公司某單位來了一位新人，該單位經理發了一封介紹新人的email給在同一樓層的同事。我也收到這封介紹函，並為該經理高興，因為新人的資歷看來不錯。
當天下午，一位不同單位的同事阿德，在收到這封介紹信後，回了一封email給該經理，email 上只有一行簡單的字：『某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！』Email的下方還附有原始的新人介紹文字。
在讀完這行字後，我心中產生一個疑慮！
為了實證我的疑慮，把送信者與收信者的名字刪掉後，我將這封包含新人介紹及『某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！』這行字的回函，列印給我的秘書看，並問她，假設她是那位經理，在她看完『某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！』這行字後的直覺反應是什麼？她說完後，我把她的回答記在一張紙上。
我沒有向秘書解釋我這樣做的原因，等她莫名其妙的離開後，我好奇地找來那位經理，並問他說：『你有帶你的新人去給阿德看嗎？他不是寫email給你，要你帶新人給他認識一下嗎？』
這位經理回答沒有，我問了他為什麼，並把他的回答記在那張紙上。
在這位經理離開後，我找阿德來，我問阿德說：『經理有帶新人來向你介紹嗎？』他回說沒有，我接著問他，『你當初為什麼要回email，叫人介紹呢？』
阿德單純地回答說：『沒有啊，只是想單純多認識一個朋友而已，沒有其他意思！』
在阿德說完他當初的動機後，我把那張上面記有秘書與經理反應的紙張拿給他看，說這是別人對他那句話的反應，看完後，他有點吃驚的說怎麼可能，因為上面寫著：
秘書的反應是：『語氣有點命令的味道，應該是另一位位階較高的主管想要認識新人吧！』這樣的反應與阿德的原意不同。
那位經理的反應則更戲劇性：『他又不是我主管，不知道為什麼還要我個別為他介紹！』這樣的反應更與阿德的原意大相逕庭。
祕書與經理的解讀角度與阿德有很大的出入，甚至是扭曲。 很顯然的，以這一次溝通事件為例，在溝通的這一端與那一端上，我們常會『高估了自己的理解力，低估了別人的誤解力』，在日常近距離一對一的溝通上，這種看不到表情，聽不出感覺的email，有時卻成為一種我們逃避溝通的工具，也構成了同事間更大的疏離感。
阿德有點懊惱的向我說：『我沒有這樣的意思啊！早知如此，當初走過去就好了！』
確實，寫這封email的阿德與該經理的坐位只有五公尺。好遠的五公尺，好遠的疏離，他的原意當初只是簡單到『沒有啊，只是想單純多認識一個朋友而已，沒有其他意思！』
在溝通的形式上，有人描述得很貼切，他說：
當你可以打電話時，不要用email；
當你可以面對面講話時，不要用電話；
當你可以用手拍對方肩膀時，不要用嘴巴。
"請不要再以為別人都看得懂你的email。"
溝通真是很大的學問
人們太常自以為是或不自覺
有沒有心溝通也是一個問題
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2007-7-30 10:27 PM |
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zoeworld689
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#2
不只是E-Mail
就連普通的信件往來也是
嚴格說起來，應該是說：
所有看不見對方表情、眼神、態度的形式溝通
都很容易造成雙方誤解
而每個人的反應也不盡相同
有人遇到疑惑也許就只會自己悶著頭想
也許不好意思提出問題
時間一久也難免在心中產生疙瘩
溝通真的是一番學問呀...
很喜歡您上述說的：
當你可以打電話時，不要用email；
當你可以面對面講話時，不要用電話；
當你可以用手拍對方肩膀時，不要用嘴巴。
可謂是將溝通的死角簡化到最單純的方式了∼
謝謝您分享的文章∼收穫不少∼
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2007-7-31 12:43 PM |
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Enson1225
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虛幻的影子
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來自 0與1的世界
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#3
在公司這樣子誤會真是對職場生活有很大的殺傷力
,所以還是要注意一下
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2007-8-1 12:51 AM |
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wen0325
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2008-12-18 12:52 PM |
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yweng
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#5
即時通也是同樣的
有時為了快速傳給對方，去掉一些認為不重要的字
也許你的意思不是這樣，但對方的想法是不一樣
有時會誤解，看不懂語意
所以我覺得我們應該要多多看文言文
簡單扼要，又有深度
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2008-12-19 04:28 PM |
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ccl0226
一般會員
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註冊 2005-9-29
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#6
的確，既沒效率又容易讓別人誤解原意，愈方便的東西愈容易衍生出惰性。
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2008-12-21 08:46 PM |
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