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#1 [閒聊]開會別學馬總統亂睡！視訊會議的10個大忌
開會別學馬總統亂睡！視訊會議的10個大忌
yam蕃薯藤新聞／張童恩／編譯報導-2016年03月14日 下午14:16
隨著數位發展的腳步，視訊會議（videoconference）在職場使用比重漸增。相較於實際出國面對面開會，視訊會議不只省下開銷，也能提供直接的感官。然而，即便您開會資料準備完整、準時參與會議，卻未加留心視訊會議時的禮儀，犯了大忌，恐將淪為與會人士的笑柄。
諸如Skype、Google Hangouts等視訊服務，是職場常見的會議工具。由於開會空間不拘於正式場合，加上開會時視訊窗格並不大，均可能讓您輕忽了該有的禮節。本篇根據《MarketWacth》報導，整理出10個視訊會議您可能犯下的錯誤。
1.請勿打字
視訊會議進行中，打字不僅會產生令人分心的噪音，還顯示出您的不專注。就算您打字是為了作筆記，但答答作響的按鍵聲仍會分散別人的注意力，他人也可能覺得您的打字跟視訊會議無關。專家建議，如需作筆記，最好手寫；非得使用鍵盤時，請開啟靜音模式。
2.保持眼神接觸
保持眼神接觸能建立信任，這在溝通過程相當重要。可是若您緊盯攝影機鏡頭，也可能會漏掉螢幕上對方的臉。因此，建議在關鍵時候（如輪到您發言或自介）看鏡頭即可。您可將視訊視窗拖曳至鏡頭附近，這樣可以解決同時看鏡頭、看螢幕畫面的問題。
3.請勿飲食
您曾攜帶食物近會議室嗎？若無，也請別帶進視訊會議裡。您以為與會者聞不到食物香氣，仍有其他線索顯示您正在嚼食——包括視覺、聽覺。此外，食物肯定使人不專注，而且沒有人的吃相是好看的。專家建議，視訊會議時請放下手邊三明治。
4.慎防打擾
視訊會議期間，似乎很難讓同事知道您是在開會，或者純粹在上班。他人不必要的打擾能破壞您的思緒培養，讓您看起來毫無準備、專業度不足。如果您在會議室或私人辦公室進行視訊，請在門上留下字條（如：「視訊通話中，勿擾」）；如果視訊地點為小隔間或一群桌子前，請留下信號讓同事知道您現在沒空。
5.勿悄悄離席
若您有如廁需求，攜帶手機進廁所的作法並不適當，畢竟出席會議者並不想透過螢幕看見這番場景。如果您參與的是大型視訊會議，就溜去廁所吧，必要時記得私下傳訊通知與會同事，告訴他您很快就回座。如果參與小型會議，或您身兼主持人，不妨請求短暫休息。
6.集中注意力
別以為您在電話會議那套，邊講電話、邊逛線上購物，在視訊會議也管用。每個視訊會議參與者都能從您的眼睛折射螢幕畫面，得知您已經神遊他方。因此，請您務必保持專注，不要張望螢幕以外的地方，否則您的眼睛也能洩露「不能說的秘密」。
7.勿忘局外人
有時候視訊會議是一整間會議室的人員跟1名位於遠端者的連線，因此關照不在團體內的成員格外重要，須適時將他納入對話，請他發表評論。否則，位在會議室的群體很容易陷於自個兒討論，而拋下視訊會議的另一頭的他。會議不妨採取舉手發言，如果您是會議主席，請主動詢問是否還有人要補充發言。
8.做好背景控制
當您選擇在雜亂無章的地方開始視訊，恐讓與會人員太過注意您的「背景」，而非您的言詞或想法。不只是視覺上的髒亂，像戶外工地施作、隔間旁的對話聲，這種聽覺上的嘈雜也是問題。您不一定要選擇完全無擺設、裝潢的處所，若視訊會議環境能有些具巧思的擺設或設計亦可。
9.排除技術障礙
視訊會議其中一項最失禮的事，就是技術問題無法加入會議。您應該不想開啟視訊服務只為了軟體更新吧？不會登入會議、太晚加入會議、完全錯過會議，在在顯示您準備不足或是技術笨拙。因此，建議您加入視訊會議前，一定要確保不發生任何連線問題；會議結束後，也要懂得掛視訊電話，以免會後真心話意外被直播。
10.請把家當作辦公室
有不少人在家上班，請切記視訊通話禮節，就如同真實會議的禮節。一份Lab42的調查指出，7％受訪者曾在視訊會議中看到床舖，17％受訪者看過寵物入鏡；即便是跟看起來頗專業的高層開會，也有20％受訪者承認曾穿睡衣視訊。因此，建議您視訊會議時，遠離床邊，勿讓寵物、孩童入鏡，並且穿上正式服裝，以免儀態盡失。（譯者：張童恩）
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